Initiative Datenschutz an Schulen

Zur Unterstützung der Verantwortlichen an den Schulen hat die Bezirksregierung Münster im Zuge der Initiative Datenschutz ein umfangreiches Paket geschnürt, mit dem es u. a. den formalen Herausforderungen des Datenschutzes in der Schule begegnen möchte. Wir empfehlen ein schrittweises Erarbeiten der Dokumente. Das ist mit Hilfe der Vorlagen und einiger schnell gesammelter Informationen gut zu händeln. Am Ende belohnt man sich mit einem abgestimmten, umfassenden Dokumentenpaket. Alle vorbereiteten Bausteine beziehen sich auf die drei wichtigen Bereiche Dokumentation, Information und Einwilligung.

Im Dokumentationsbereich (A) stellt die Schule in 3 Verzeichnissen dar, an welcher Stelle des Schulbetriebs Daten verarbeitet werden. Diese Dokumente sollten zentral in einem Ordner abgelegt werden. Eine Veröffentlichung ist nicht notwendig.

-  A.I Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Teil I – Schule)
-  A.II Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Teil II – Referenz)
  A.I und A.II sind hier im Paket hinterlegt.
-  A.III Verträge zur Auftragsverarbeitung, wenn Daten an externe Stellen und Dienstleister übermittelt werden (z. B. iServ)

Der Informationsbereich (B) informiert alle Beteiligten ausführlich gemäß den Vorgaben der DSGVO über die Datenvereinbarungen, die eine Schule vornimmt. Sie halten fest, welche Daten zu welchen Zwecken auf welcher Grundlage verarbeitet werden, wer auf die Daten zugreifen kann und wann diese Daten wieder gelöscht werden. Dieses Paket enthält Erklärungen und Nutzungsvereinbarungen, die für externe wie interne Interessierte Zugriff haben müssen.

-  B.I Datenschutzerklärung der Schule
-  B.II Datenschutzerklärung Homepage
-  B.III Nutzungsvereinbarungen für pädagogisch genutzte Systeme (wie iServ, pädagogische Netze, WLAN)
  B.I und B.III sind hier im Paket hinterlegt.

Im Einwilligungsbereich (C) befinden sich Bausteine, die für die Einverständnisse der Schüler:innen bzw. ihrer Erziehungsberechtigten sinnvoll sind. Für alle SchildNRW-nutzenden Schulen wurde eine passende Struktur hinterlegt, die es für das Büro besonders einfach macht, die Einwilliungen zu dokumentieren.

Sinvoll ist es, die Schüler:innen und Eltern vor der Abgabe einer Einwilligungserklärung zu informieren, aus welchen pädagogischen und praktischen Gründen die Daten von Kindern verarbeitet werden, für die eine Einwilligung notwendig ist. Die Bezirksregierung stellt hier die Informationsbroschüre Datenspende zur Verfügung:

-  C.O Informationsbroschüre Datenspende für die Eltern im Vorfeld einer Einwilligung

Auf Basis der Informationen, die die Eltern bzw. volljärhigen Schüler:innen aus der Informationsbroschüre und den Datenschutzerklärungen (Paket B) erhalten, können sie entscheiden, ob und für welche Daten sie ihre Einwilligung erteilen möchten. Auch hier stellt die Schulaufsicht konkrete Formvorlagen zur Verfügung:

-  C.I Eine Einwilligungserklärung für gängige unterrichtliche Szenarien zur zentralen Ablage (z. B. im Schild-System)
-  C.II Eine Einwilligungserklärung für schulische Veranstaltungen (Aushang)
-  C.III Eine Einwilligungserklärung für spezielle Situationen (Veröffentlichung auf Homepage etc.)
  C.I - C.III sind hier im Paket hinterlegt.

Das abgestimmte Verfahren und die Dokumente gewährt die Einhaltung des Datenschutzes und damit den Schutz der Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen. Darüber hinaus sensibilisieren die strukturierten Dokumente für das Thema Datenschutz und ermöglichen zudem einen detaillierten Einblick in die Medienarbeit der Schule. Durch die direkte Verknüpfung der Datenschutzthematik mit der im Schulkonzept verankerten Medienarbeit der Schule wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Lernenden transparent.

Für weitere Fragen stehen wie gewohnt die behördlichen Datenschutzbeauftragten für den Schulamtsbezirk zur Verfügung. Die Kontaktdaten sind hier gelistet.